متدولوژی تدوین سندراهبردی فناوری اطلاعات
برنامه‌ریزی استراتژیک(راهبردی) به مفهوم برنامه‌ریزی آینده است .
متدولوژی مورداستفاده برای تدوین سندراهبردی فناوری اطلاعات وارتباطات براساس متدولوژی هاوابزارهای موجودبرنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات شکل گرفته است .
رویکردهای مختلفی برای برنامه‌ریزی به‌کار برده می‌شوند. در حال حاضر رویکرد غالب برای تدوین برنامه بلند مدت یا طرح جامع فناوری اطلاعات رویکرد معماری سازمانی یا معماری فناوری اطلاعات است .
درمقاله دیگرراجع به معماری سازمانی (معماری اطلاعات) خواهم نوشت . اما جهت تدوین سند راهبردی با استفاده از تکنیک های معماری اطلاعات چهارفاز وجوددارد :
۱- برنامه ریزی مقدماتی
۲- شناخت وضعیت موجود
۳- طراحی وضعیت مطلوب
۴- برنامه ریزی برای اجرا(تدوین برنامه برای رسیدن به وضع مطلوب)
به موازات این چهارفاز , فرآیند ارتباط و فرهنگ سازی وهمچنین فرآیندکنترل پروژه انجام می شود .
1- برنامه ریزی مقدماتی انجام کار
1-1- سازماندهی وراه اندازی پروژه
این گام مهمترین گام درفازآماده سازی است .سازماندهی نامناسب وتشکیل تیم ناکارآ وکم بازده , پیشرفت پروژه رابه تاخیرخواهدانداخت وحتی مانع موفقیت آن خواهدشد. باتوجه به عمق وعرض معماری ومحدوده پروژه ودرنهایت حجم کاری پیش بینی شده تیم مجری (پیمانکاریاشرکت مجری)انتخاب می شود و سازماندهی انجام می گیرد . مهمترین خروجی های این بخش عبارتند از:
- فهرست اعضای تیم مشاور
- فهرست مشاوران مورداستفاده درپروژه
- نمودارسازمانی تیم مشاور
- شرح وظایف اعضای تیم مشاور
1-2-تهیه برنامه عملیاتی اجرای پروژه
دراین قسمت براساس مذاکرات انجام شده وشناخت بدست آمده ازخواسته های کارفرما برنامه عملیاتی جهت انجام کارآماده وبراساس آن برنامه شکست کارپروژه به همراه
زمان بندی اجرای هرفعالیت تعیین ونظام کنترل پروژه تدوین وبه کارفرماابلاغ می شود. خروجی اصلی این فعالیت عبارت است از : برنامه کلی اجرای طرح جامع ICT (نمودارگانت پروژه)
2- شناخت وضعیت موجود
دراین فاز وضعیت جاری فناوری اطلاعات وارتباطات موردبررسی قرارمی گیرد . بسته به اینکه جامعه هدف یک سازمان یا یک استان باشد راهکارهای زیر ارایه می شود :
الف - شناخت وضع موجود سازمان
برای شناخت وضع موجودسازمان ازدوبعدعمل می شود : شناخت کاری وشناخت فناوری اطلاعات . به این منظورازمصاحبه , پرسشنامه و بازدیدها استفاده می شود .
- ارزیابی کاری
به منظورشناسایی اولیه سازمان ساختارسازمانی به همراه تعدادمشاغل ,پست هاوتوزیع جغرافیایی واحدهای سازمان واهداف وماموریت های هریک ازواحدهاشناسایی و مستند می شوند. درراستای مدل سازی کاری وبه منظوراستخراج وتعریف فرآیندهای کاری بااستفاده ازمدل هاوابزارهایی چون مدل زنجیره ارزش پورتر(Porter Value Chain)فرآیندهای اصلی مربوط به هریک ازوظایف شناسایی ومدل می شوند. این مدل به صورت شکست فرآیند به زیرفرآینددرساختاری سلسله مراتبی مشخص می شود .خروجی های اصلی این فعالیت عبارتند از : نمودارسازمانی جاری سازمان - فهرست واحدهای سازمانی و ماموریت های آنها - گزارش مدل کاری
- ارزیابی فناوری اطلاعات
هدف مستندسازی وتعریف سیستم هاوسکوهای سخت افزاری ونرم افزاری موجوددرسازمان است .خروجی اصلی فهرست سیستم هاست .سایرخروجی ها عبارتنداز : شناسنامه سیستم های اطلاعات موجود - گزارش معماری سیستمهای اطلاعات وفناوری های موجودسازمان - گزارش معماری اطلاعات موجود سازمان
- ارزیابی آمادگی تغییر
ازآنجاکه دزفازبعدباید حالتی ایده آل تعریف شود تاسازمان با حرکت به سمت آن اصلاحات معماری اطلاعات راانجام دهد - لازم است میزان آمادگی سازمان برای این تغییرسنجیده شود .
ب - شناخت وضع موجود استان
اقدامات زیر جهت شناخت وضع موجودفناوری اطلاعات استان الزامی است :
- شناخت محیط تاثیرگذارخارجی
مانندبرنامه های کلان توسعه کشور - برنامه های توسعه فناوری اطلاعت ملی -قوانین ومقررات مرتبط و وضعیت ملی فناوری اطلاعات وارتباطات
- شناخت محیط تاثیرگذارداخلی
مانند برنامه های توسعه استان , شرایط اقلیمی ,جغرافیایی, اقتصادی , اجتماعی وفرهنگی استان ,
- مولفه های اصلی فناوری رطلاعات و ارتباطات استان
نیروی انسانی , فناوری, زیرساخت ها ,نهادها
- انجام مطالعات تطبیقی
دریافت ایده های مناسب ازتجربیات دیگران
- تحلیل وضع موجود
برای تحلیل وضع موجود ازابزارهای تحلیلSWOT( تحلیل نقاط قوت و ضعف وفرصت و تهدید )
3- طراحی وترسیم وضع مطلوب
الف - طراحی وضع مطلوب سازمان
- تعریف استراتژی فناوری اطلاعات و ارتباطات (تعریف سند چشم انداز)
- تعریف فناوری وسازمان سیستم های اطلاعاتی
- تعریف امنیت و جامعیت (راهبرد تدوین برنامه جامع امنیت)
ب - طراحی وضع مطلوب استان
با استفاده از اسناد بالادستی ملی و استانی فناوری اطلاعات وارتباطات چشم انداز , اهداف , راهبردها و سیاست هاو برنامه های توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات تدوین می شود.
4- برنامه ریزی برای اجرا
معرفی فعالیت های لازم برای پیاده سازی ,هدف این مرحله است . برای دستیابی به این هدف پروژه های موردنیازبرای دستیابی به برنامه ودورنمای تهیه شده مشخص می شوند.
- تجزیه و تحلیل شکاف
پس ازتعیین فاصله تا جایگاه مطلوب اولویت اجرا وپیاده سازی تغییرات مشخص می شود .
- تعریف پروژه های اساسی وتهیه RFP آنها
- تعریف سیستم های اطلاعاتی
- برنامه زمانی پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی
- برآورد تقریبی هزینه پیاده سازی سیستم ها
فعالیت های پشتیبانی
- ارتباط و فرهنگ سازی
ازطریق برگزاری جلسات معرفی - سمینارهای آموزشی و ارتباط مستمربانمایندگان کارفرما
- کنترل
طراحی برنامه دقیق کنترل پروژه
-------------------------------------------------------------------------------------
* برای آشنایی بیشتر با معماری اطلاعات به کتاب مقدمه ای برمعماری سازمانی مراجعه کنید .
